【休職中の退職】メールで伝えてOK?辞め方を完全解説【辞めるタイミングも】

休職中の退職について

  • メンタル不調で休職している
  • 今の会社に戻る気はなくて退職したい
  • 休職中に退職するのはマナー違反なのかな……

今回は、会社を休職中の方向けに、
「休職中の退職方法」をぼくの実体験から完全解説します。

結論からいうと、以下の3つを押さえれば、 これ以上心をすり減らすことなくスムーズに退職できます!

休職中の辞め方
  • 退職を伝える方法
  • 退職を伝える相手
  • 退職するタイミング

どうも、へいたくです。

ぼくは、2社で休職を経験して、そのうちの1社は休職中に退職しました。

メンタル最弱のぼくでも、休職中に退職できました……!その方法を詳しく紹介します

休職中の退職はOK!メールで伝えてもいい?

メールボックス

休職中に退職を伝える方法は、以下の4つです。

1、会社に直接行く
2、メールで伝える
3、電話で伝える
4、手紙で伝える
そもそも、休職中に退職ってOKなの?
休職中に退職するのは、OKだよ!マナー違反でもなんでもないんだ

会社を辞めることは、働く人の立派な権利です。もちろん、休職中であっても会社を辞められます。

実際にぼくは、休職中に1度も会社に行かずに退職しました。

ちなみに退職することは、人事の担当者と上司あてにメールで伝えました。

ぼくの経験をもとに、休職中に退職を伝える方法を紹介します
1、会社に直接行く
2、メールで伝える
3、電話で伝える
4、手紙で伝える
こぼれ話
ぼくの休職理由は、適応障害(軽度のウツ症状)です。はじめての営業の仕事に慣れず、上司からのプレッシャーに負けて、家から出られなくなったんですね……。復職しても同じ部署に戻らなければいけないことから、退職を決意しました

休職中に退職を伝える方法① 会社に直接行く

休職中に退職を伝える方法のひとつが、 「会社に直接行くこと」です。

会社に直接行って退職を伝えるメリット・デメリットは以下です。

◎メリット
  • 休職中に迷惑をかけたことを、直接謝ることができる
  • 業務の引継ぎを、こまかくできる
  • 会社に返却する備品や貸与物を、たしかに返すことができる
▲デメリット
  • 「会社に行く」と考えると、気分が落ち込んで症状がぶり返すことがある
  • 社内の人に会う可能性があり、気まずくなる
  • 場合によっては、引き留めにあう可能性がある
へいたくは、メールで退職を伝えたんだよね?
うん。同僚や上司に会うのが気まずくてイヤだったたから、会社に行かなくてよかったのは安心材料だった

ただ、以下の場合は、直接会って伝えるのがよいでしょう。

  • お世話になったお礼を言いたい
  • 不在中に迷惑をかけたことを謝りたい

でも、ムリは禁物です。

休職中に会社に行くのは、かなりパワーがいることです。

キモチが前向きになってきたのに、また悪くなってしまう可能性もあります。

そのため、 気持ちが本当に安定してから会社に行くことを強くおすすめします。

こぼれ話
ぼくは、1社目の会社で休職したときに、人事部との面談で会社に行かなければいけないときがありました。家を出るまではよかったのですが、電車に乗って会社の最寄り駅が近づいてくると、心臓がバクバクしてきたんですね。なんとか会社には到着しましたが、変な汗が流れてきたのを覚えています

退職届の書き方

直接会って退職を伝える場合は、「退職届」を渡しましょう。

書き方は、以下を参考にしてください。

退職届サンプル
画像引用:マイナビ転職

ちなみに、「退職届」と「退職願」は別のものです!

どっちを出せばいいの?
「退職届」を出すのがおすすめだよ!
ワンポイント
  • 退職届:「退職します」と伝える書類
  • 退職願:「退職したいです」とお願いする書類

「退職届」は、”何を言われても退職します”という強い意志を示すことができます。そのため、引き留めるスキを上司に与えません。

一方で「退職願」は、”相談”に過ぎません。そのため「退職の意思が固まっていない」と上司に思われて、引き留めにあう可能性があるんです。

辞める!って決まってる場合は、「退職届」を出せばいいんだね!

※「退職届」「退職願」ともに、法律で提出が義務付けられている書類ではありません(提出は任意)
※「(退職することを)言った/言わない」を避けるために、口頭ではなく、「退職届」の提出を義務付けている会社もあります

退職の理由を聞かれて、答えたくないとき

上司に直接会って退職を伝えると、「退職の理由」を聞かれることがあります。

「お前のせいだよ!」とは、なかなか言えないですよね……。

退職の理由を伝えづらいときは、
心療内科や精神科でもらった診断書を渡しましょう。

「医師からドクターストップが出ているので」と伝えればOKです。

診断書を出せば、「お医者さんが言っているので休養が必要。今の会社では休養できない。だから退職します」ということを伝えられるんだね

診断書のもらい方は、以下の記事がかなり参考になります。

休職中に退職を伝える方法② メールで伝える

休職中に退職を伝える方法の2つめは、「メールで伝えること」です。

ぼくは、メールで伝えました。会社の人事部から、「メールで大丈夫ですよ」と言われていたからです。

ぼくの場合、メールの「To:」に「人事部でやり取りしていた方」を入れて、「Cc:」に直属の上司を入れるように指示されました。

メールで退職を伝えるメリット・デメリットは以下です。

◎メリット
  • 休職の原因が上司や同僚にある場合、直接会わなくて済む
  • 精神的に非常にラク
  • 文面のチェックを第三者(通院中の心療内科の先生など)に頼める
▲デメリット
  • 機械的なので、お世話になった気持ちを十分に表すことができない
  • 退職の事務手続きのやり取りが、メールだと煩雑になる可能性がある

ぼくが適応障害になった原因のひとつが、「上司からの過度なプレッシャー」でした。そのため、上司と顔を合わせなくて済んだのは非常に助かりました。

メールの「Cc:」に上司を入れる必要はあったけど、気持ちはめちゃくちゃラクだった

ただ、会社によってはメールを認めず、直接伝えることを義務づけているところもあります。

まずは、人事部か産業医に、メールで伝えても大丈夫かを確認してください。

休職中にメールで退職を伝えるときの例文

メールで退職を伝えるときの例文を紹介します。

以下を参考にしてください。

件名:退職につきまして

To: (直属の上司)
Cc:(人事部でやり取りしている社員or産業医)

営業第二部
▲▲様

ご無沙汰しております。
休職させて頂いております、(氏名)です。

この度は、ご心配、ご迷惑をおかけしておりまして、
誠に申し訳ございません。

今後につきまして、心療内科の先生とも話し合った結果、
退職をさせていただきたく、ご連絡させていただきました。

つきましては、2019年12月31日をもちまして、退職させていただきたく存じます。

本来ならば直接お会いして伝えるべきところ、
このようなメールにてのご連絡となり、申し訳ございません。

今まで、本当にお世話になりました。

宜しくお願い申し上げます。

メールが受理されれば、具体的に退職の事務手続きを進めることになります(人事部の担当者から、事務手続きのメールがくると思います)

ちなみに、ぼくが実際に送ったメールが以下です(モザイクが多くてスミマセン……)
退職を伝えたメール

ぼくの場合、このように数行書いただけでした。

人事部の担当者に、電話で退職の意向を伝えていたので、念のため「証拠」としてメールを送るように言われていたからです。

会社によっては、退職の伝え方に決まりがあるところもあるんだね!

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休職中に退職を伝える方法③ 電話で伝える

休職中に退職を伝える方法の3つめは、「電話で伝えること」です。

会社に行って伝えるか、メールで伝えるかがほとんどなので、電話で伝えることはあまりないかなと思います。

電話で退職を伝えるメリット・デメリットは以下です。

◎メリット
  • 感謝の気持ちや謝罪の気持ちを、自分の口で直接伝えることができる
  • 電話口で、退職の事務手続きなどを教えてもらえる可能性がある

人事の担当者に電話で退職を伝えると、その場で「退職の事務手続き」について教えてくれることがあります。

ぼくの場合は、退職手続きの方法がメールで来たけど、わからないことばかりで……。そんなとき、電話で人事の人と話したら一発で解決したことがあるよ
▲デメリット
  • 休職の原因が上司にある場合、上司とやり取りする可能性がある
  • 電話口で引き留めにあう可能性がある

上司に電話すると、引き留めにあうリスクもあります。

電話だと、直接会っていないぶん、結構なんでも言えちゃうんですよね。

こぼれ話
ぼくは、1社めの会社で休職しているとき、部署の役員から急に電話がかかってきたことがあります。「君には期待してるから、腐ってないではやく出社してきなよ」と言われたんですね。
「腐ってないで」は、なかなかショックでした……。体調が回復してきた矢先のことで、電話のあとは、少しキモチが落ち込んでしまいました

会社には行きたくないけど、お礼の気持ちなどを直接言いたい場合は、電話を使ってもよいでしょう。

ムリに復帰を迫られるケースがあることも知っておいたほうがいいね

電話で退職を伝えるときの伝え方

電話で退職を伝えるときは、
だいたい以下の流れになるかと思います。

ご迷惑をおかけしております、(姓)です
おぉ!大丈夫か?
はい、おかげさまで体調は回復してきました
それは安心した。みんな心配しているよ
はい、本当に申し訳ございません。本日お電話しましたのは、大変恐縮ながら、12月31日をもって退職させていただきたいためです
本当か?復帰は難しいのか?
はい、大変心苦しいのですが、退職することに決めました
そうか、残念だけど、(姓)さんの人生だもんな。このあとの事務手続きについては、私のほうで人事部に聞いてみるから、安心して休んでいてな
ありがとうございます。本来ならば直接お会いしてお話しすべきところ、このように電話口でお伝えすることになり、本当に申し訳ございません
いや、大丈夫だよ。久しぶりに声が聞けて嬉しかった。では、無理せずに。また、連絡するから待っていてな
わかりました。よろしくお願いいたします。

このように、理解のある上司だったらいいのですが……。

ポイントは、「辞める理由」をこまかく言わないことです。

「退職理由」を言えば言うほど、上司に「引き留める口実」を与えてしまいます。

“相談”というより、「辞めることに決めました」と報告するキモチで伝えよう
「ぜったいに退職する」っていう”強い決心”がついてから電話したほうがいいんだね

電話するときは念のため録音しておきましょう。「言った言わない」といった面倒なことを避けられます。

休職中に退職を伝える方法④ 手紙で伝える

手紙で、退職を伝えることができる会社もあります。

ただ、「退職届」の代わりとして手紙を送る場合がほとんどです。

手紙で退職を伝えるメリット・デメリットは以下です。

◎メリット
  • 「退職を届ける証跡」として信頼性が高い
  • メールよりも、丁寧さを感じさせることができる
▲デメリット
  • しっかり届いているか、不安に感じる
  • コピーをとっていないと、自分に証跡が残らない

“書類文化”の残る会社だと、手紙は「正式な退職書類」として認められます。

そのため、退職がスムーズに認められることがあります。

ただ、ほとんどの人は手紙を書くのに慣れていないと思う。メンタルで休んでる場合、書くだけで疲れてしまうことも考えられるね……
ワンポイント手紙を送る場合は、メールと違って「送った証拠」が残りません。必ず、コンビニなどでコピーして、手元に保管しておきましょう

退職を伝えるときの手紙の書き方は、下記のサイトが非常に参考になります。

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休職中に退職を伝える相手

眼鏡をかけた上司

休職中に、だれに退職を伝えればいいのかお伝えします。

伝える候補になるのは、以下の人たちです。

  • 直属の上司
  • 人事部
  • 役員(経営者)

1人でいい場合もあれば、「直属の上司」と「人事部」の両方に伝える必要がある場合もあります。

休職中の連絡は、人事部の社員とおこなっている場合が多いと思います。誰に連絡するか迷ったら、まずは人事部に相談してみよう

休職中に退職を伝える相手①直属の上司

直属の上司に退職を伝えるのは、最も一般的です。

この記事を読んでくれている方は20代が多いと思うから、「課長」に伝えることになりそうだね

課長がいる場合は、課長より先に「部長」に連絡しないようにしてください。課長からすると、大切な報告を飛ばされたと、気分を害してしまいます。

退職を伝えるのは、かなり繊細なことです。”会社のルール”は慎重に守りましょう。

こぼれ話
ぼくは、1社めの会社を辞めるとき、まず課長だけに伝えました。そして、「部長にもお伝えしたいです」とお願いし、課長と部長が同席した場を設けてもらいました

もちろん、メンタルを壊した原因が上司にあることもあります。

その場合は、このあと紹介するように、人事部や役員あてに連絡してください。

職場の人への挨拶は不要

退職の挨拶を、同僚や社外の関係者にムリにする必要はありません。

退職を伝えるのは、気が張るので、メンタルと体力をかなり消耗させるからです。

気持ちに余裕があるのであれば、会社に行って同僚に退職の挨拶をしたり、引継ぎの一環として、社外の関係者に退職を伝えてもよいでしょう。

ただ、休職中で症状がよくないのに、”義務感”でする必要はありません。

こぼれ話
ぼくは、休職中に会社に行くことは一度もありませんでしたが、同じ部署の人(9人)には、お菓子の詰め合わせ(5,000円)と、感謝のキモチを書いた全員分の手紙を段ボールに入れ、部署宛に郵送しました。また、同じタイミングで入社した、仲の良かった同期のLINEグループに、退職することをラインしました

休職中に退職を伝える相手② 人事部

休職中に退職を伝える相手は、人事部で大丈夫な会社もあります。

ぼくも、人事部に伝えるだけでOKだった!

休職していないときの退職は、人事部ではなく、上司に伝えるのが礼儀です。

でも、メンタルを崩して休職している場合は、上司に伝えるのがハードルが高いことがあります。

この場合、人事部に退職を伝えて、人事部から上司に伝えてもらいましょう。

休職中に退職を伝える相手③ 役員(経営者)

部署を担当している役員に退職を伝えることは、レアなケースです。

どんな会社だと、役員に退職を伝えるの?
オーナー企業で、経営者が人事の実権をすべて握っている会社とかだね

大企業の役員は、部長に社員のことを任せていることが多いです。

そのため、役員に伝えたところで、最終的には部長が退職を認めることになります。

ぼくが1社目に退職したときは、部長が最終的な「退職を認める権限」をもってたよ

どの役職まで伝えればいいかは、会社の暗黙のルールで決められていることが多いです。

迷ったら、人事部に聞いてみましょう。

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休職中に退職を伝えるタイミング

白い時計

退職を伝えるタイミングを紹介します。

退職を伝えるタイミングは、結論からいうと以下です。

退職を伝えるタイミング就業規則で定められた「退職を伝える期日まで」
初めて退職を伝える人も多いと思うので、順を追ってわかりやすく解説するよ!

ぼくは、これまで2回退職してきましたが、以下の流れでスムーズに退職してきました。

1、現職の「就業規則」を入手
2、「就業規則」を見て、「いつまでに退職を伝えるべきか」を確認

例外的に、「退職日の2週間前までに伝えれば認められる」という民法上のルールもあります。このことについても、あとで詳しく解説します。

それぞれ、みていきましょう!

※一般的な正社員の方向けの解説です( 毎月給料が振り込まれる普通の会社員 )

1、現職の「就業規則」を入手

まずは、「就業規則」を手に入れましょう。

主に、以下の方法で入手できます。

  • 社内のポータルサイトに掲載されているものを見る
  • 入社時にファイルで配られているものを探す

社内に「社員専用のポータルサイト」がある場合は、就業規則が掲載されたページがあるはずです。

また、入社時に、分厚い紙の就業規則を渡された人もいるかと思います。

もし、就業規則が見つからない場合は、人事部や、担当部署にもらいましょう。

就業規則をもらうときは、「退職のことを確認するため」とは言えないと思うけど(笑)「ちょっと見当たらないので……」くらい言っておけば大丈夫!

就業規則を常に掲示しておくことは、会社の義務

ちなみに、就業規則を社員が常に閲覧できる状態にしておくことは、労基法で定められた会社の義務です。

周知義務を犯した場合は、30万円以下の罰金が会社に課されることもあります。

周知方法の例
  • いつも職場の見やすい場所に掲示や据え付けておく
  • 各社員に書面で渡す
  • パソコンなどでいつでも見られるようにしておく

就業規則を社員に伝えるのは会社の義務です。

そのため、手元になかったら堂々ともらいに行って大丈夫です。

2、「就業規則」を見て、「いつまでに退職を伝えるべきか」を確認

就業規則が見つかったら、「退職の規定」について書かれたページを見ます。

そして、「いつまでに退職を伝えればよいか」の項目を確認しましょう。

多くの会社の場合、「1か月前まで」に伝える

多くの会社は、「退職日の1か月前まで」に退職を伝える、と書かれています。

しかし、「2か月前」「3か月前」など例外もあります。

ぼくの2社目の会社は、「1か月半前」に伝えないと退職できないと言われていたよ

退職の伝え方

たとえば、7月31日に退職したいとします。

この場合、「1か月前までに退職を伝える」と就業規則に書いてあれば、
「6月30日」までに、「退職届」を上司に渡しましょう。

「退職届」の書き方は、以下のサイトを見ればバッチリです。

※休職中の場合は、退職届を書面で書かなくて大丈夫な場合があります
※休職中にやり取りしている人事部の方に、退職を伝える方法を聞いておきましょう。

就業規則に書いてある期日を過ぎても大丈夫

民法には、

退職日の2週間前に退職を伝えれば、退職が認められる

という記載があります。

つまり、就業規則には「1か月前に伝えなさい」と書いてあっても、2週間前であれば退職が認められるということだよ!
ワンポイント「就業規則」は、「民法」より”効力”が低いです。つまり、「就業規則」より、「民法」の定めが優先されます!

「2週間前にやめる」疑問あれこれ

下のカレンダーをもとに、

「2週間前に辞められること」についての疑問を解決します。

2週間前に伝えるスケジュール
画像引用:転職Hacks

今日は、3月4日(木)

3月31日に退職したいけど、就業規則をみたら「退職日の1か月前に伝える」って書いてある……。3月31日に退職できない……。
大丈夫!この場合、2週間前の「3月18日(木)」に退職を伝えれば、3月31日に退職できるよ!
よかった……。ちなみに、うえのカレンダーには「日給月給制の場合」って書いてあるけど……(?)
「日給月給制」っていうのは、ふつうの会社員の人たちの給与体系のこと。つまり、「1日」を計算単位として、毎月1回給料が振り込まれる人たちだよ!管理職や、年俸制でなければ、ほとんどの会社員が「日給月給制」に当てはまるんだ
ちなみに、1週間前に伝えたら、さすがにダメだよね……?
いや、認められるケースもあるよ。ただ、1週間で業務の引継ぎをする必要があったり、退職手続きを会社が短期間ですることになったりと、会社にかなり迷惑をかけるんだ。場合によっては「損害賠償」を請求される可能性もあるよ

【結論】就業規則に従えば問題ない

退職を伝えるタイミングは、就業規則の定めに従いましょう。

就業規則に書いてある通りに退職を伝えれば、なんの引け目も感じる必要はありません。

一方で、休職中の場合は、就業規則をじっくり読む余裕がないことも……。

気づいたら「就業規則」に書いてある期日を過ぎていた、という場合もあるでしょう。

そんなときも、まずは焦らなくて大丈夫です。
法律で、「2週間前に伝えれば、退職は認められる」と明記されています。

ただ、業務の引継ぎができなかったりして、会社にとって著しく損失が出るなどした場合は、「損害賠償」を請求される可能性もゼロではないことに注意しよう

【奥の手】会社の人と連絡を取りたくないあなたへ・・・

休職中に退職することは、意外に大変です。

就業規則のチェックをしたり、上司へ連絡したり……。考えただけでも、気持ちがどんよりしてきますよね。

しかも、退職を認めてくれなかったら? 「ガラガラ」とメンタルが壊れる音が聞こえてきそうです。

休職から復帰するために最も大切なのが、これ以上メンタルを傷つけないこと。でも退職交渉は、メンタルを傷つける可能性が「大」なんですね。

せっかく回復してきたのに、退職交渉で振り出しに戻る……なんてこと、笑えないですよね

もし自分1人で退職交渉をする自信がなかったら、退職代行サービスを使うのも1つの手です。会社や上司に一切会わないで、退職交渉を代わりにおこなってくれます。

「最終手段」に聞こえるかもしれませんが、休職中の人が「退職代行サービス」を利用することは少なくありません。

ちなみに業界大手の「退職代行Jobs」だと、依頼費が2万7000円。これは50社以上ある退職代行サービスのなかで「最安クラス」です。

弁護士が監修しているサービスなので安心度も抜群です。

あなたが、「休職の原因になった上司に会いたくない」「退職のゴタゴタで心をすり減らしたくない」 と思っているなら、「退職代行サービス」を使う価値はあるかなと思います。

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休職中の退職は、マナー違反ではない!

階段を上る女性

休職中に退職することは、決してマナー違反ではありません。

ぼくはまわりのことを気にする性格で……。「休職して、部署のひとに迷惑かけてるのに、さらに退職するともっと迷惑をかけるんじゃ……」と、気にしていたこともある

でも、思い切って休職中に退職しました。

いまでは、心配し過ぎだったと思ってます。

なぜなら、ちょっと寂しいですが、ぼく一人が辞めても、ぼくがいた部署が回らなくなったなんて聞かないからですね。

ぼくが超人気アイドルグループのひとりで、メンタルを病んで脱退、なら話は別ですが……(笑)。

ぼくの会社では、同じように休職中に辞めていく人が多い、と人事部からも聞いていました。

ちなみに、メンタル不調で退職している人は、単純計算で年間約10万人(※)います。

(※)平成28年6月1日現在 国内事業所数:557万8975事業所
https://www.stat.go.jp/data/e-census/2016/kekka/pdf/k_yoyaku.pdf
平成 27 年 11 月1日から平成 28 年 10 月 31 日までの期間に、メンタルヘルス不調により退職した労働者がいる事業所の割合は 0.2%
https://www.mhlw.go.jp/toukei/list/dl/h28-46-50_kekka-gaiyo01.pdf
かなりの数の人が、メンタルを病んで辞めていっているんだね。自分1人ではないって考えると、辞めるのも気持ちがラクかも

もちろん、お世話になった会社に礼儀を尽くすのも大切です。
「円満退社すべき」というネットの声も正しいのはわかります。

でも、まずは自分が疲れない方法で退職を進めてください。

つらかったら、退職についての手続きなどは、会社に任せてしまってください。

自分で動こうとしなくて大丈夫です。会社のほうが、詳しいです。

会社に迷惑をかけない方法を考えるより、自分のメンタルが悪くならない退職方法を考えよう

この記事を参考に、次のステップに気持ちよく進められることを願っています。

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